Wedding planner – co on właściwie robi?

Co ja właściwie robię… To najczęstsze pytanie jakie otrzymuje, czy to od par młodych, czy innych osób z branży ślubnej. Bo niby zawód wedding plannera jest w Polsce obecny kilkanaście lat, i niby ludzie wiedzą, że jest ktoś taki kto organizuje śluby i wesela. Ale co to właściwie znaczy, to wiedzą albo inni konsultanci ślubni albo pary młode, które już korzystały z tej usługi. Wszyscy pozostali? Z tym już jest kiepsko… Jeśli i Ty zastanawiasz się, co tak właściwie robi wedding planner, to czytaj dalej!  

Jak sama nazwa mówi – wedding planner – planuje. Wesele to wielkie przedsięwzięcie, na kilkaset osób, za kilkadziesiąt tysięcy złotych, z odległym terminem realizacji. Aby to wszystko miało ręce i nogi, i nie pierdykło w dniu ślubu, potrzebna jest osoba, która wszystko dobrze zaplanuje. I tym właśnie zajmuje się wedding planner. Planuje przebieg dnia ślubu, od samego rana, aż do końca wesela. Bierze pod uwagę każdy, nawet najdrobniejszy szczegół. Dobiera odpowiednie rozwiązania, potrzebnych usługodawców, niezbędne elementy. Planuje też cały proces przygotowań, od momentu wyboru daty ślubu, do ostatniego wieczora przed ślubem. Przygotowania rozkłada na wiele miesięcy, za to w dniu ślubu musi wszystko upchnąć w kilkanaście godzin. 

Dobry plan to taki, który jest logiczny, efektywny, da się go sprawnie zrealizować, opiera się na indywidualnym charakterze danego dnia i pary młodej. Jest też dobrze przemyślany i stworzony dzięki doświadczeniu i wiedzy profesjonalisty. 

To się wymądrzyłam, co? Wiadomo, że organizuje! Ale co to oznacza w praktyce, to już mało kto wie. Konsultant ślubny organizuje każdy element dnia ślubu. Od sali weselnej, fotografa czy zespołu, przez firmę dekoratorską, cukiernię czy suknię, aż po topper na tort i pudełko na obrączki. Cały ten proces polega na dobraniu odpowiednich usługodawców, załatwieniem z nimi formalności, ustaleniem szczegółów, jak i dopięciem wszystkiego na ostatni guzik w dniu ślubu. Wedding planner pomaga też w organizacji niezbędnych formalności urzędowych, czy kościelnych. Organizuje również transport, noclegi dla gości, ślubną stronę internetową, jak i personalizowane dodatki. Słowem wszystko, co jest potrzebne do absolutnie niezwykłego dnia ślubu.  

Zarówno przez cały ślub i wesele, jak i w okresie przygotowań do tego dnia. Koordynacja to po prostu nadzór i sprawdzanie, czy wszystko idzie, tak jak miało iść. W przypadku pracy wedding plannera głównie mówi się o koordynacji pracy innych usługodawców. Podczas przygotowań będzie to np. dopilnowanie przygotowania przez nich oferty, opracowania wizualizacji dekoracji, dobrania zabaw weselnych, czy repertuaru muzyki na ślub. W ostatnim tygodniu przed ślubem również nadzór nad ostatnimi ustaleniami i przygotowaniem się  usługodawców do realizacji. W dniu ślubu to już bieżąca koordynacja nad przebiegiem całego dnia. Będzie to między innymi sprawdzenie gotowości poszczególnych usługodawców, jakości wykonywanych przez nich pracy, braku opóźnień czy działania zgodnie z ustalonym wcześniej planem. 

Chociaż rzedziej się o tym mówi, to wedding planner koordynuje też parę młodą. Podczas przygotowań czuwa nad ich przebiegiem, a w samym dniu ślubu przypomina co, jak i kiedy robić. To samo tyczy się również świadków, rodziców czy wszystkich gości weselnych. Chociaż wedding planner stara się być jak najbardziej w cieniu wydarzeń, to jednak cały czas sprawuje nadzór nad tym co się dzieje i reaguje, kiedy jest taka potrzeba. 

I sprawdzone rozwiązania, i świetnych usługodawców. Wedding planner to baza wiedzy, doświadczenia i kontaków. Parze młodej może polecić wielu usługodawców, z każdej ślubnej dziedziny. Są to sprawdzone firmy, które wykonują swoją prace na wysokim poziomie. Jednak w bazie kontaków znajdą się i ci z niskim, jak i wysokim wynagrodzeniem, pracujący w różnych stylach i specjalizujący się w różnych technikaliach, tak aby każda z par miała usługodawcę dobranego do ich potrzeb.

Konsultant ślubny poleca też sprawdzone rozwiązania. Ma za sobą już wiele ślubów, bogate doświadczenie, dużą wiedzę i wie, która opcja będzie najlepsza. Niektóre rozwiązania są niewypałami, nawet jeśli teoretycznie brzmią dobrze. Inne z kolei, chociaż nielogiczne na początku, mogą zdziałać cuda. Wedding planner doskonale wie, co jak się sprawdz i dzieli się tą wiedzą ze swoją parą. 

Trochę mimochodem, trochę z konieczności. Pary młode wchodzą w branżę ślubną zupełnie nieświadome tego, co ich czeka. Nie znają jej zasad, standardów, rozwiązań i cen. Wedding planner jest swego rodazaju przewdonikiem, który wszystko tłumaczy i objaśnia. Czasami parom potrzebny jest dłuższy wykład na jakiś temat, a czasami sami wyciągają z rozmów to, co jest dla nich nowością. Zadają mnóstwo pytań, które nigdy nie pozostają bez odpowiedzi. Pary korzystające z profesjonalnej pomocy podejmują też bardziej świadome decyzje. Wiedzą czego oczekiwać, na czym im zależy i jak to osiągnąć. 

Wedding planner to swojego rodzaju bufor, między parą młodą, a zamartwieniami. Najbardziej widoczne jest to podczas kontaktów z usługodawcami, które to przejmuje konsultant ślubny. To on mailuje i rozmawia z usługodawcami, ustala z nimi szczegóły, umawia spotkania (w których uczestniczy razem z parą młodą). Zadaje usługodawcom pytania, rozwiązuje z nim problemy. Odpowiada też na pytania i wątpliwości usługodawców. Wspólnie z nimi dochodzi do najlepszych rozwiązań, a para młoda korzysta z efektów tej współpracy. 

Wedding planner pośredniczy też między parą młodą, a problemami. Zarówno w czasie przygotowań, kiedy to naprawia pojawiające się problemy, przychodząc do pary już z gotowymi rozwiązaniami. Jak i w dniu ślubu, kiedy to za kulisami rozwiązuje wszystkie kryzysy. Podstawowa zasad brzmi – choćby się waliło i paliło, to para młoda i goście mają myśleć, że wszystko jest idealnie! I to właśnie konsultant sprawia, że tak właśnie jest. Oczywiście w międzyczasie gasząc pojawiające się “pożary”, o czym w innych punktach.  

Wedding planner pomaga w doborze strojów ślubnych dla pary młodej, zdarza się, że również dla świadków czy rodziców. Poleca sprawdzone salony mody ślubnej, towarzyszy pannie młodej przy wyborze i zakupie sukni oraz panu młodemu przy wyborze i zakupie garnituru. Doradza, dzieli się swoją wiedzą i opinią. Pomaga dobrać stylizację do wyglądu pary, ich budżetu, ale też całokształtu dnia ślubu. 

Konsultant pomaga też w doborze dodatków, jak biżuteria, welon, mucha. Poleca makijażystki, kosmetyczki, fryzjerów czy barberów. Opinjuje próbne makijaże i fyryzury. Pomaga w stworzeniu całej stylizacji pary młodej na ten wielki dzień, a często również na sesję narzeczeńską czy plenerową. 

Wedding planner jest też projektantem całego wyglądu dnia ślubu. Przekłada on marzenia i wyobrażenia pary młodej na rzeczywiste rozwiązania. Doradza przy wyborze palety kolorystycznej, dobiera dekoracje odpowiednie do danego miejsca ślubu i wesela, we współpracy z dekoratorami i florystami tworzy najpiękniejsze stylizacje. Uczestniczy w doborze kwiatów, wstążek, świec i innych dodatków. Wedding planner dba też o dopasowanie całej papeterii (zaproszenia, winietki, itp.) do motywu przewodniego tego dnia. Pomaga w wystilozowaniu tortu, podziękowań dla gości, atrakcji na weselu, czy auta pary młodej. Zapewnie spójność każdego elemntu i stworzenie efektu “wow”. 

Wyręcza parę młodą w milionach drobnych zadań, które razem sumują się na ogromną oszczędność czasu dla przyszłych nowożeńców. Wedding planner mailuje i dzwoni do usługodawców, to on porównuje oferty i wybiera te najlepsze. To on analizuje i negocuje umowy czy warunki współpracy. On ustala i obgaduje szczegóły z usługodawcami. To on zamawia różne rzeczy, zleca i nadzoruje indywidualne projekty, pilnuje płatności. To również wedding planner odbiera zamówione przesyłki od kurierów, bukety z kwiaciarni, czy torbę pozostawioną w aucie pary młodej. Często też konsultant uspokaja rodziców przed powitaniem pary na sali weselnej, wita gości schodzących się na ślub, sprawdza każdy szczegół. 

Wedding planner to głowa pełna pomysłów i nowatorskich rozwiązań. Korzystając ze swojej kreatywności jest w stanie wymyślić niespotykane rozwiązania czy połączenia. Śledzi też trendy, zarówno polskie, jak i zagraniczne, wie jakie nowości pojawiają się na lokalnym rynku. Dzięki temu jest w stanie wcielić w życie nawet najbardziej szalone marzenia pary młodej. Znajdzie też wyjście z każdej awaryjnej sytuacji, wymyślając odpowiednie rozwiązania.  

Najlepszymi przyjaciółmi wedding plannera są nożyczki, taśma klejąca i wstążki. Ten podstawowy aresnał jest w stanie naprawić prawie wszystko w dniu ślubu. Od sukni, przez dekoracje, aż po tort. A jeśli to nie wystarcza, to w niezbędniku konsultanta zajdzie się też cała skrzynka z narzędziami, zastaw kosmetyków, przybory do szycia, 10 rodzajów taśm klejących, materiały florystyczne, i wiele innych przydasi. W dniu ślubu trzeba działać szybko i skutecznie, i często to właśnie konsultant jest najlepszą osobą do naprawnia wszelkich zepsutych rzeczy. 

Wedding planner naprawia też pojawiające się kryzysy, błędy czy niedociągnięcia. Zarówno w czasie całego okresu przygotowań, kiedy to znajduje rozwiązania sytacji i opcje alternatywne. Jak i w dniu ślubu, kiedy to staje na głowie, aby wszystko poszło idealnie, nawet jeśli wali się kilka rzeczy na raz.

Przechodzimy do zadań zupełnie nie profesjonalnych, ale za to bardzo ludzkich. Wedding planner jest ogromnym wsparciem dla swoich par młodych. Jest osobą, która czuwa nad realizacją jednego z najważniejszych dni ich życia. Przez całą współprace buduje zaufanie i relację z parą. To do konsultanta mogą się oni zgłosić z każdym problemem, obawą, wątpliwością. Wedding planner zawsze wysłucha, pocieszy, uspokoi, doradzi, czy co tylko będzie potrzebne.

To również wedding planner w dniu ślubu uśmiechnie się ciepło i zapewni, że wszystko jest cudowanie. Poda chusteczkę w momencie wzruszenia. Zdejmie z barków pary młodej stresujące zadania. Po prostu będzie przy nich.

O ile usługodawców raczej się koordynuje, to już parę młodą trzeba pilnować. Organizacja ślubu i wesela, choć bardzo ważna, to jednak jest tylko częścią ich życia, i to taką, w której poruszają się po omacku. Dlatego zadaniem wedding plannera jest też pilnowanie, aby dali radę sprawnie zrealizować ten projekt. Chodzi tutaj o pilnowanie, aby nie szaleli za bardzo na zakupach i mieścili się w budżecie, czy też nie przepłacali za poszczególne usługi. Ważne jest też pilnowanie realizacji harmonogramu przygotowań czy czasu podejmowania decyzji przez młodych. O ile lekki poślizg nikomu nie zaszkodzi, to rozmyślanie przez 3 miesiące o kolorze serwetk już może… Są też zadania, które para młoda musi zrealizować osobiście i również ich realizacji pilnuje konsultant. 

Tego się pewnie nie spodziewałaś, co? Wedding planner to nie tylko oaza spokoju i wiecznego uśmiechu, ale też zimna krew i twarda ręka, kiedy są potrzebne. Przywołania do porządku wymagają pary młode podczas przygotowań, kiedy to zbyt długo odwlekają podjęcie decyzji albo zbyt często zmieniają zdanie. Tak samo, kiedy wpadają w panikę i zaczynają bardziej się stresować, często z zupełnie błahych powodów. Twarda ręka przydaje się też przy pilnowaniu budżetu, kiedy to pod wypływem emocji młodzi chcą kupować tonę niepotrzebnych rzeczy. 

W dniu ślubu wedding planner dyscyplinuje również usługodawców, jeśli nie wywiązują się należycie ze swoich obowiązków. Jednak nadal czuwa też nad parą młodą i jeśli trzeba, to przywołuje ją do porządku. To samo tyczy się świadków, rodziców czy w ogóle gości weselnych. Oczywiście nigdy nie polega to na krzyczeniu czy wydawaniu rozkazów, a jedynie na upominamiu, przypominamiu i stanowczym tonie głosu. Przy tym wszystkim, wedding planner jest cały czas uśmiechnięty, nawet jeśli po raz 5 przypomina panu młodemu, żeby zaczął się szykować do wyjścia z domu. 

Rozmowa choć wydaje się błachym zajęciem, to jednak przy organizacji ślubu i wesela jest bardzo potrzebna. Przede wszystkim wedding planner jest dobrym rozmówcą dla pary młodej. Kiedy chcą przegadać jakiś pomysł, poszukać argumentów na obalenie innego, czy poekscytować się jeszcze innym. To też doskonały partner do radosnego plotkowania o czymkolwiek. A uwierzcie mi, że wedding planner może gadać o ślubach w nieskończoność. Te rozmowy nie tylko budują więź i zaufanie, ale też pomagają konsultantowi lepiej poznać parę, określić jej marzenia i zorganizować ślub szyty na ich miarę. 

Również ważne sa rozmowy z usługodawcami, bo to dzięki nim wedding planner buduje relacje i kontaky, które potem przydają się przy realizacjach. W dniu ślubu zawsze znajdzie się też czas na krótką rozmowę z zestresowaną mamą pana młodego, z roześmianym świadkiem czy życzliwą ciocą panny młodej. 

Nie ma lepszego ślubnego doradzy, niż zaufany wedding planner. Nie dość, że zna realia branży ślubnej, ma dużą wiedzę o technikaliach dnia ślubu i doświadczenie w wielu podobnych sytuajach. To przede wszystkim zna też swoją parę młodą, jej możliwości, potrzeby, marzenia i ograniczenia. Jest w stanie doradzić rozwiązania, które będą najlepsze, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności. Jego porady są nie tylko trafne, ale też podparte argumentami, tak aby para mogła podjąć jak najbardziej świadomą decyzję. Konsultant ślubny może doradzić parze młodej w każdej kwestii, od dużych dylematów, jak np. wybór sali weselnej, aż po zupełnie niewielkie zmartwienia, jak wybór materiału na podeszwę buta. 

Ślub i wesele to wydarzenie pełne przeróżnych emocji – radości, ekscytacji, wzruszenia, zdenerwowania, niepokoju, i pewnie jeszcze wielu innych. Emocje pojawiają się u pary młodej, ale też ich najbliższych, jak rodzice, świadkowie, dziadkowie, ciocie, przyjaciele. Wszyscy zaangażowani w ten wieli dzień są przepełnienie emocjami, często bardzo skrajnymi. Nakręcają siebie nawazjem, tylko potęgując wrażenie przytłoczenia. Wedding planner jest w tym wszysktim oazą spokoju. Uśmiechnie się ciepło, porozamawia, zażaruje. Zapewni, że wszystko będzie dobrze, wytłumaczy pewne rzeczy. Po prostu uspokoi całe to zamieszanie.